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RINTRACCIABILITA'
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Modulo AVANZATO di Factory ERP che consente la gestione delle presenze, della registrazione delle entrate/uscite/orari di lavoro e della elaborazione completa dei cartellini.
Gestisce ferie, giustificativi, straordinari con la possibilità di inserire tanti parametri flessibili, di esportare dati in documenti e di inviare direttamente le informazioni a software di elaborazione paghe.
La registrazione delle presenze parte dai punti di transito. Un punto di transito è un momento di ingresso o uscita dei dipendenti. Ad ogni punto di transito va associato un modello orario.
I modelli orario prevedono la distribuzione delle ore lavorative all'interno della giornata in base ai giorni della settimana (4 ore dalle 8 alle 12 + 4 ore dalle 14 alle 18).
Ovviamente è possibile creare modelli personalizzati. Vengono gestiti anche i modelli turno, che definiscono su quanti e quali giorni si articola il modello e quanto durano e come si susseguono i turni e le pause.
Ogni punto di transito avrà associato un verso, (un'entrata o un'uscita), un orario di riferimento, una descrizione che definisce il range di tolleranza rispetto all'orario stabilito per l'entrata e l'uscita quindi i criteri secondo i quali la registrazione di una presenza di un operatore debba essere trattata in termini di arrotondamento, giustificazione.
E' possibile registrare le presenze tramite TRD Web o direttamente nel software Factory: nel momento in cui registro un'entrata/uscita, non solo sospendo o riprendo le lavorazioni, ma in più registro anche in una tabella i miei intervalli di presenza. E' possibile visualizzare tutti gli intervalli di presenza effettivi di ogni singolo operatore e confrontarli con quelli teorici per giorno, settimana e mese. Viene poi calcolato in automatico il tempo totale lavorato ed eventuali straordinari.
Gli straordinari vengono calcolati a partire dagli orari teorici. Dato un tempo teorico di presenza, per differenza tra il tempo reale calcolato dal cartellino e il tempo di presenza, viene calcolato quanto straordinario è stato accumulato in un giorno.
Il software offre 2 tipologie di configuratori per gli straordinari:
il primo per impostare le percentuali da attribuire ai vari straordinari e il codice esterno per trasmettere i dati all'ufficio paghe
il secondo per indicare le varie tipologie di straordinario, quindi lo straordinario feriale, lo straordinario festivo, lo straordinario notturno, il prefestivo, il notturno, notturno festivo, notturno prefestivo alcuni parametri che mi consentono di calcolare le percentuali da applicare
Ogni fascia di straordinario ha un numero minimo di minuti richiesti. Tutto lo straordinario inferiore al minimo prefissato, non viene incluso nel calcolo. E' possibile impostare scaglioni di percentuali secondo le quali fino a 2h di straordinario è prevista una determinata percentuale di plus, ma oltre le 2h la percentuale può aumentare. E' prevista la possibilità di inserire un arrotondamento sul totale per difetto o per eccesso (ad esempio, gli straordinari vengono calcolati a “blocchi” di 30 minuti, se vengono effettuati 32 minuti possono essere calcolati sempre come 30 oppure, se sono 55, potrebbero essere calcolati come 60) oppure di inserire un flag di propagazione, come previsto dai contratti nazionali della metalmeccanica.
Il flag propagazione indica, qualora ci sia un limite di durata, se la percentuale di incremento della percentuale debba essere estesa a tutto lo straordinario fatto, quindi al tempo fino al limite prestabilito + l'eccedenza.
Ad esempio, senza il flag inserito, è possibile impostare il calcolo in modo che le percentuali siano del 25% fino alle prime 2 ore e del 30% per l'eccedenza; con il flag inserito il sistema calcolerà 25% per le prime due ore, ma se si superano le 2h, tutto lo straordinario effettuato verrà pagato con la percentuale del 30%.
E' possibile inserire per ogni operatore un limite di straordinari giornalieri e festivi (nel cartellino il sistema conteggia straordinari nel giorno finché non si raggiunge il limite massimo prefissato e li conteggia nel mese fino a che non si raggiunge il limite fissato per il mese).
In alcuni contratti è prevista una retribuzione a forfait per straordinari che raggiungono un minimo di ore; il sistema comincia a conteggiare gli straordinari dal momento in cui viene superata la soglia minima di ore prevista.
In ogni tab presenze di un singolo operatore è presente:
numero di matricola
codice identificativo riportato su badge
qualifica
numero del rapporto di lavoro
mensilità riconosciute
sede di lavoro
codice per l'ufficio paghe
eventuale durata del part time
data di assunzione
quando eventualmente si sia dimesso
se è interinale
se c'è un contratto
se è obbligato a timbrare o meno (se non è soggetto a timbratura, il sistema cartellini gli riconosce di default tutto il tempo previsto meno le ore eventualmente giustificate)
limite di straordinari giornalieri e festivi ( nel cartellino il sistema conteggia straordinari nel giorno finché non arriva al limite massimo prefissato e li conteggia nel mese fino a che non arriva al limite fissato per il mese)
abilitazione straordinario notturno
abilitazione straordinario trasferte
trattamento e indennità di trasferta
A fine mese, dopo i controlli e la normalizzazione di tutte le anomalie, è possibile avviare la procedura di consolidamento o archiviazione, che rende immodificabili i dati contenuti nel cartellino, pronti per il passaggio all'ufficio Paghe e la stampa del libro giornale da trasferire eventualmente all'INPS.
Con la vista iniziale, è possibile rendersi conto subito, grazie ai colori differenziati per tipo di giustificazione, del numero delle assenze, delle motivazioni di assenza prevalenti e di eventuali anomalie ancora non sanate.
E' possibile associare ad ogni causale di assenza un codice compatibile con quello del sistema paghe utilizzato.
E' possibile visionare le timbrature effettive e confrontarle con quelle previste o visionare le timbrature trasformate dai processi di calcolo del cartellino effettuati in automatico in base agli intervalli di arrotondamento impostati.
Nel caso in cui un operatore abbia effettuato in una determinata giornata
timbrature non conformi a quelle previste dal modello orario o turni o abbia scambiato il suo turno con un collega senza averlo comunicato all'ufficio di gestione del personale, ci sono 2 modalità possibili per correggere l'anomalia:
- manuale: è possibile cambiare manualmente il modello previsto per quel giorno, scegliendone uno compatibile con le timbrature dell'operatore
- intelligente: è possibile chiedere al sistema di calcolare il miglior modello orario per quel giorno o per tutta l'elaborazione del cartellino.
In caso di delta significativo tra gli orari della presenza reale e quella teorica, il sistema va a verificare se , utilizzando i modelli alternativi a quello selezionato, quel gap si riduca e associa quella giornata al modello capace di ridurre al minimo il delta.
Attraverso questa funzione, cliccando il comando di ricerca del modello migliore, in automatico il sistema associa il teorico corretto rispetto all'effettivo registrato.
E' disponibile per reparto o per singolo dipendente (es. un dipendente ha registrato più ore di lavoro rispetto a quelle di presenza). Quindi ha omesso alcune registrazioni dei punti di transito.
E' possibile visionare giorno per giorno il tempo di presenza, il tempo di lavoro e la suddivisione degli intervalli di presenza e degli intervalli di lavoro. Gli intervalli di lavoro mostrano anche la bolla, la parte, la commessa per la quale ha lavorato l'operatore. Quindi attraverso questo strumento è possibile capire se i dipendenti hanno registrato correttamente il tempo che hanno lavorato e richiamarli ad una maggiore attenzione.
Il sistema segnala in rosso i giorni con eventuali anomalie ovvero ad esempio giorni nei quali o mancano delle timbrature o in cui è necessario mettere un giustificativo oppure in cui lo straordinario non è riconosciuto.
Per normalizzare le anomalie è sufficiente entrare negli intervalli da giustificare e assegnare la causale da attribuire a quell'assenza. Fatta questa operazione, il sistema colora il giorno normalizzato in blu, per indicare che la normalizzazione è andata a buon fine e che i dati sono idonei per essere trasmessi ad un software di elaborazione paghe.
Il software prevede l'export delle presenze in file ASCII o la possibilità di export non standard e personalizzabili.
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Tramite viste chiare e intuitive, che permettono una rapida lettura a “colpo d'occhio” grazie ai colori differenziati, e alle elaborazioni della Business Intteligence di Factory è possibile ottenere dati certi e precisi su produttività e assenteismo di reparti e singoli dipendenti, supportando le decisioni strategiche e le ottimizzazione dei modelli produttivi.
Dati affidabili, facili da controllare a colpo d'occhio e da normalizzare sia manualmente che con procedure automatizzate. In pochi click, cartellini elaborati pronti per l'esportazione verso software di elaborazione paghe o per i portali INPS.
Attraverso la quadratura orari è possibile monitorare la compatibilità tra i lavori effettivamente eseguiti dagli operatori sulle varie commesse e le registrazioni effettuate, richiamando ad una maggiore attenzione gli operatori che omettono registrazioni, rischiando di compromettere non solo l'elaborazione dei cartellini ma anche i calcoli di tempi e costi di lavorazione nonché i risultati dei consuntivi.
Sappiamo che la burocrazia può essere un freno alla crescita.
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