Il modulo BASE di Factory ERP Mailer ti consente di trasformare qualsiasi stampa prodotta dal software in formato PDF e inviarla tramite posta elettronica o fax a clienti e/o colleghi, risparmiando tempo e carta. Gli indirizzi, se presenti, vengono recuperati direttamente dall’anagrafica dei singoli clienti/fornitori; è possibile inoltre impostare l’invio automatico di messaggi a colleghi.

Mentre il modulo BASE Notifiche consente ad ogni operatore di ricevere “alert” importanti da parte del sistema. Tramite comunicazione nel software, a video o email, il sistema avvisa - ad esempio - ordini a fornitore in ritardo, commesse non convenienti, ordini di produzione in ritardo/anticipo, distinte base non completate, operatori che non hanno timbrato correttamente le loro attività e qualsiasi altra comunicazione di cui l’azienda possa necessitare.

Il modulo notifiche è importante perché in tempo reale l’azienda riceve un avviso di un determinato avvenimento. Inoltre si ha la possibilità di visualizzare queste notifiche, oltre che all’interno del programma, anche via e-mail.

Questo permette, anche a chi non utilizza il software in prima persona, di ricevere una notifica per effettuare valutazioni relative ai flussi produttivi, logistici e documentali e un buon utilizzo delle notifiche può migliorarne la gestione.

Al giorno d’oggi è sempre più frequente l’integrazione dei dati in più applicativi e tra applicativo e macchine 4.0, le notifiche sono importanti per ricevere alert che possono servire appunto per capire come migliorare il flusso e per evitare problemi che potrebbero presentarsi.

Impostazione delle notifiche

• per evento (per esempio creazione di nuovo articolo, produzione di uno scarto),

• valutazione di una situazione (ad. esempio voglio ricevere una notifica sui quanti lavoratori sono rimasti in azienda dopo le 18 e non hanno ancora timbrato l'uscita).

Ogni notifica può essere abilitata o meno. E' possibile selezionare gli operatori che devono ricevere ogni singola notifica e scegliere per ognuno quale deve essere la modalità di notifica, ovvero:

• pop up con obbligo di lettura,

• pop up + notifica a mezzo mail.

Le notifiche possono essere settate anche per informare soggetti “esterni” all'azienda: ad esempio, se ho delle righe in ritardo su un ordine fornitore, posso chiedere al sistema di inviare una mail di sollecito al fornitore associato a quell'ordine.

Le notifiche standard presentano una maschera nella quale è possibile aggiungere alcune informazioni utili (ad es. il pezzo XYZ è andato sotto-scorta); è tuttavia possibile creare maschere personalizzate aggiungendo campi e informazioni ulteriori rispetto a quelle previste (ad es. sapere quanti pezzi effettivamente rimangono).

Se la notifica viene cancellata ma la condizione che l'ha generata è ancora in essere, la notifica si ripresenterà ogni 12 o 24 ore, a seconda di come è stata impostata a sistema (ad es. se ho una parte sotto-scorta, continuerò a ricevere quella notifica finché non riceverò materiale aggiuntivo.

Status della notifica

Per ogni notifica posso indicare 3 status, sempre reversibili: da leggere, letta e gestita.

Per ogni operatore, posso decidere di selezionare anche l'opzione mail di completamento: in questo caso, non solo riceverà la notifica prescelta ma anche la notifica che è stata gestita da chi di dovere.

Configurazione modelli di invio 

• possibilità di impostare un modello di invio per report, documenti e messaggi,

• possibilità di impostare in quali ambiti di Factory ERP utilizzarlo (ad esempio commesse, ordini clienti, ordini di acquisto, DDT),

• possibilità di selezionare un gruppo di indirizzi mail come destinatari fissi di ogni invio di un singolo modello, l'oggetto che presenterà la mail, il grado di priorità, se è richiesta o meno conferma di lettura, il testo di accompagnamento al report, eventuali allegati e loro modalità di invio. Se il documento che sto inviando è già associato a degli allegati (ad esempio disegni e listini), verrà automaticamente inviato con tutti i suoi allegati o solo con quelli consentiti dalla configurazione selezionata.

Invio selezionato per ruolo

Nelle anagrafiche personali è possibile inserire il ruolo (ad esempio responsabile acquisti). Il modello di invio può essere impostato anche selezionando un ruolo: in questo modo tutte le figure registrate con il ruolo selezionato riceveranno il messaggio, ovviamente se sono associate ad un contatto mail in caso di scelta dell' invio a mezzo mail. Altrimenti, se viene specificata solo la figura e non il mezzo di invio, riceveranno il messaggio attraverso il canale comunicativo scelto come preferenziale.

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Assicurazione che le attività siano allineate con gli obiettivi strategici dell'azienda e miglioramento della comunicazione così da facilitare la comunicazione tra i diversi reparti coinvolti nel processo produttivo.

Ricevere notifiche precise e tempestive sulle attività da svolgere permette agli operatori di dare indicazioni chiare per i turni seguenti.

Inoltre un minor carico cognitivo grazie alla automatizzazione di alcune attività e alla disponibilità di informazioni sempre aggiornate permette agli operatori di lavorare con maggiore serenità.

Avere un controllo della qualità proattivo grazie alle notifiche in tempo reale permette un monitoraggio continuo dei parametri di qualità e identificazione precoce di eventuali non conformità.

Tracciabilità completa dei lotti di produzione e facilitazione delle indagini in caso di reclami.

Monitoraggio costante dell'avanzamento degli ordini, identificazione immediata di eventuali ritardi o anomalie così da riuscire a prendere decisioni più informate: dati accurati e aggiornati supportano la presa di decisioni strategiche e operative.

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