Il modulo Gestione Documenti permette di creare e gestire tanti documenti diversi come per esempio:
packing list
DDT di vendita
DDT di conto lavoro
documenti di trasferimento interno
ordini al fornitore
DDT di merci in arrivo
DDT di merci di rientro
Cleverp è lo strumento perfetto per qualsiasi azienda con grandi movimentazioni di magazzino, molteplici tipologie di conto terzisti e per tutte le aziende che vogliono velocizzare e semplificare la creazione dei documenti di trasporto e di produzione.
Avrai la possibilità di collegare ad ogni parte del sistema qualsiasi documento di riferimento per poterlo recuperare e condividere facilmente. Qualsiasi tipo di allegato può essere condiviso nel sistema, compresi video esplicativi per gli operatori, leggibili anche tramite cloud e visualizzabili in produzione. Puoi allegare:
disegni in .DXF o .DWG o proprietari di CAD
allegati o schede tecniche in PDF
immagini dei pezzi o fotografie dei piazzamenti macchina
schede Excel o Word per controlli
documenti tecnici di altra natura
Maggiore velocità: i documenti vengono creati rapidamente grazie ad un'interfaccia semplice e intuitiva
risparmio di tempo: grazie alla gestione digitale dei documenti, i tempi di controllo dell'ufficio amministrativo si ridurranno di oltre il 50%
Stop agli errori di compilazione manuale grazie alla creazione automatica dei documenti di trasporto tramite barcode o QR code
Personalizzabile in base alle esigenze di produzione: i documenti creati potranno essere personalizzati in base ai tuoi flussi operativi, in modo da essere coerenti con i documenti dell’amministrazione
Giacenze allineate e disponibilità di magazzino sempre sotto controllo: crei ordini a fornitore in modo rapido, collegandoti direttamente ai moduli di produzione e magazzino, per una visione sempre completa di giacenze ed eventuali necessità di materiali
Per creare un documento è necessario prima di tutto selezionare la “tipologia di documento”: questa scelta andrà a definire la struttura del documento e i vari passaggi di compilazione e approvazione.
Solo gli utenti di tipo “amministratore” sono autorizzati a creare o modificare le configurazioni del documento. Le modifiche alla configurazione di documenti già emessi non ha valore retroattivo.
E’ possibile definire varie categorie di documenti alle quali ricondurre i vari “tipi di documenti:
bolla (DDT)
ordine
offerta
richiesta di fornitura
richiesta di offerta
Nella sezione “Generale” del modulo Gestione Documenti è possibile inserire tutte le informazioni essenziali alla gestione del documento, come:
codice identificativo
descrizione del tipo di documento
tipo di fornitura (interna/esterna/entrambe)
operatività (merci in arrivo/merci in uscita)
data movimenti (emissione/consegna/esecutività)
aggiorna listini
verifica fase di prelievo
La sezione “Documenti prelevabili” definisce gli eventuali documenti da cui è possibile effettuare il prelievo. E’ possibile filtrare per “codice documento prelevabile” per avere una vista agevolata del documento di cui si ha bisogno.
Nella sezione “Azioni di Magazzino” è possibile definire le azioni di magazzino da effettuare nel momento in cui il documento diventa esecutivo.
Le azioni di magazzino possibili sono presentate come dettaglio di ogni riga documento aggiunta in base a quanto configurato per il tipo di documento. L’utente ha comunque la possibilità di apportare le seguenti modifiche:
variare la causale di movimentazione
variare la locazione di magazzino su cui verrà effettuata l’azione
specificare un codice di rintracciabilità
creare più azioni distribuendo la quantità specificata per la parte su più locazioni e/o codici di tracciabilità
La sezione “Stati” definisce gli stati che il documento potrà assumere e le trasformazioni che subirà nelle transizione da uno stato all’altro.
Gli stati del documento sono:
confermato
acconto
saldo
annullato
Puoi configurare oltre agli stati anche le transazioni, consentendo sia l’evasione dell’acconto sia l’evasione a saldo del documento.
