Per anni la carta è stata uno degli elementi alla base della raccolta delle informazioni in fabbrica e tuttora moltissime aziende utilizzano la carta all'interno della produzione.
Sicuramente è uno strumento di supporto fondamentale per gli operatori, tuttavia la carta porta con sé problemi legati ai costi di stampanti, di toner, all'aggiornamento in tempo reale dei documenti e alla impossibilità di revisionare, in tempo reale, disegni e/o schede di fabbrica.
Sei curioso di scoprire i principali problemi legati alla raccolta dati di produzione cartacea?
Bene continua a leggere!
I problemi più comuni della gestione manuale dei dati
❌ PROBLEMA 1: doppia gestione dei documenti cartacei
Gli operatori che rilevano i dati all'interno di documenti cartacei devono consegnarli in mano ad un secondo operatore che ha il compito di rilevarli e trasferirli all'interno di un sistema informatizzato per poi poterli analizzare e/o consultare.
Ecco perché la carta comporta una doppia gestione che, moltiplicato per il numero di ore di lavoro all'anno, sicuramente ha un costo molto più importante di quello della carta stessa.
❌ PROBLEMA 2: la carta comporta un notevole costo di archiviazione
Se decidi di raccogliere i dati manualmente devi mettere in conto l’investimento in ampie scaffalature che ti consentono di archiviare schede e disegni vecchi che devono, magari, essere riconsultati per contestazioni. Archiviare i documenti è essenziale anche per ricontrollarli, dopo molto tempo, così da capire costi e materiali impiegati per la realizzazione di prodotti negli anni passati.
Mantenere inalterati i documenti cartacei non è così semplice.
❌ PROBLEMA 3: un documento cartaceo non può essere aggiornato
Il fatto di dover ritirare delle schede per stamparne delle altre aggiornate sicuramente è una grandissima perdita di tempo, soprattutto oggi che la produzione deve essere rapida e la comunicazione tra reparti veloce e puntuale.
Ma a tutto c’è una soluzione…
Gli step evolutivi della raccolta dati per passare da una raccolta manuale ad una raccolta digitalizzata
✅ CONSIGLIO 1: sostituisci la carta con strumenti multimediali di raccolta dati
Al giorno d’oggi esistono davvero molti strumenti digitali che puoi usare a supporto. Sicuramente uno strumento utile è lo smartphone che ti permette di condividere in tempo reale moltissime informazioni utili all’ufficio tecnico come:
video
foto
immagini
audio
pdf di schede tecniche
disegni di .DWG o altro formato
Usare questi strumenti digitali rende più agevole i passaggi di consegna tra gli operatori, accorciando notevolmente i tempi di gestione della raccolta dati.
Un “next step” potrebbe essere quello di inserire in fabbrica degli schermi di grandi dimensioni così da poter condividere queste informazioni, recuperate tramite gli smartphone, in reparti dove più persone contemporaneamente devono verificare la struttura di un disegno.
✅ CONSIGLIO 2: sostituisci la carta con Excel
Excel è uno strumento alla portata di tutti e facile da usare!
All'interno di Excel potrebbe essere registrata l'attività lavorativa della giornata dell'operatore, legata a delle commesse o a dei lotti di produzione.
Excel è un buono strumento di raccolta dati, ma non possiamo negare che ha anche molti limiti legati alla gestione del dato:
non c'è controllo sul dato inserito,
l'operatore potrebbe erroneamente cancellare una riga o una pagina inserita da un altro operatore,
per poter poi consultare il dato avete probabilmente bisogno di qualche sistemista o informatico che possa poi analizzare e raggruppare i dati rilevanti all'interno dei fogli Excel.