Al giorno d’oggi le aziende per rimanere competitive nel mercato devono trovare nuove modalità di gestione che aiutino ad avere sempre sotto controllo tutti gli elementi che potrebbero comportare un incremento dei costi nel caso di gestione non corretta. La prima gestione da tenere sempre sotto controllo è quella relativa agli approvvigionamenti.  

Gli approvvigionamenti sono elementi che vanno ad impattare sulla continuità produttiva, sulle logiche di costo e di ricavo e sulla pianificazione aziendale ottimizzata. È un KPI davvero importante per avere una produzione “just in time”.

Gli approvvigionamenti sono anche importanti per capire il livello di marginalità aziendale e il livello delle inefficienze produttive e/o sprechi delle singole lavorazioni.

Essere capaci di gestire e ottimizzare i costi legati agli approvvigionamenti diventa, quindi, di vitale importanza per avere sempre a disposizione un tracciamento reale dei materiali, delle risorse e dei processi produttivi. 

Per avere un tracciamento in real time è necessario utilizzare degli strumenti digitali in grado di uniformare le procedure di gestione rendendole snelle, interpretabili facilmente e trasparenti a tutti i reparti aziendali. 

Entriamo più nel dettaglio della tematica e cerchiamo di capire come efficientare la gestione degli approvvigionamenti. 

Cosa si intende per gestione strategica degli approvvigionamenti 

Una gestione strategica degli approvvigionamenti si ha quando si è in grado di gestire correttamente l’acquisizione dei materiali, semilavorati, risorse, prodotti e servizi annessi necessari per il corretto svolgimento delle lavorazioni programmate.

Fanno parte di questa gestione attività come:

• Il monitoraggio di scorte

• La pianificazione degli acquisti 

• La gestione dei fornitori esterni e il loro livello di affidabilità

• La disponibilità delle risorse quando necessario 

• La riduzione di sprechi, tempi “morti” di gestione e costi

Si dice che una gestione degli approvvigionamenti è efficace quando tutte le risorse aziendali sono ottimizzate, i costi sono razionalizzati e le lavorazioni hanno una continuità operativa priva di fermi. Il tutto è volto ad incrementare la soddisfazione dei clienti. 

La concorrenza nei processi di approvvigionamento 

Avere una gestione ottimizzata degli approvvigionamenti è sicuramente un modo per incrementare la propria competitività nel mercato in cui l’azienda opera, ma ottenerla non è facile.

È necessario introdurre strumenti “ad hoc” che richiedono investimenti in termini di costi e tempo, ma che sono essenziali per avere successo nel lungo periodo. 

Questa necessità di creare una gestione strategica degli approvvigionamenti è nata dagli avvenimenti successi negli ultimi anni che hanno provocato una vera e propria crisi della supply chain, mettendo a rischio filiere interne. 

Per correre ai ripari ed evitare il fallimento molte aziende hanno deciso di definire nuove strategie di approvvigionamento in grado di aumentare il controllo delle singole fasi di produzione, come per esempio:

• gli investimenti in tecnologia,

• la diversificazione degli approvvigionamenti,  

• la ricerca di supplier più vicini geograficamente.

I vantaggi di una gestione digitale degli approvvigionamenti 

Gli investimenti in tecnologie digitali in grado di ottimizzare gli approvvigionamenti sono indispensabili per avere una gestione strategica degli stessi e migliorare il proprio posizionamento sul mercato. Tali tecnologie permettono di controllare a 360 gradi tutti i processi legati ai rifornimenti in modo agile e cost-effective. 

Queste tecnologie vengono comunemente chiamate software ERP e affinché siano utili devono essere in grado di monitorare in tempo reale l’andamento dei processi produttivi e le scorte/disponibilità a magazzino, così da riuscire ad anticipare eventuali problemi di stock. 

Introducendo questi sistemi in azienda le attività manuali vengono ridotte e la comunicazione interna e verso gli agenti esterni diventa semplice e rapida.

Inoltre l’integrazione del ciclo passivo in un’infrastruttura gestionale unificata permette di allineare supply e demand, con un conseguente efficientamento del sistema. Si limita l’accumulo di scorte al minimo necessario e i rifornimenti vengono calibrati sulle effettive esigenze di produzione. 

Come ultimo vantaggio introdurre una gestione approvvigionamenti digitale permette di avere una piena tracciabilità dei processi di filiera, assicurando la piena visibilità anche sui materiali utilizzati. I dati possono essere trasmessi lungo la filiera e arrivare ai clienti finali, soddisfacendo il loro bisogno di maggior chiarezza.

Ma non solo… la gestione degli approvvigionamenti può offrire vantaggi, anche, internamente all’azienda così da migliorare l’intera gestione delle commesse, perché consentirebbe un controllo su tutti i processi produttivi.