Partiamo dal definire cosa s'intende per "lavorare su commessa".
Un sistema di produzione per commessa è un sistema di realizzazione di prodotto o servizio che ha un'elevata partecipazione del cliente ovvero colui che compra il prodotto ha molta "voce" nella realizzazione della commessa stessa. Il risultato? Un prodotto che incontra appieno le esigenze specifiche del committente.
Un'azienda che ha un controllo di gestione nella produzione su commessa, tipicamente, ha una produzione fortemente customizzata ed orientata all'utente finale. La principale differenza con la produzione "in serie" è che l'azienda che realizza prodotti personalizzati riesce a gestire parallelamente diverse commesse contemporaneamente.
La gestione per commessa non è affatto facile, perché non solo bisogna modificare i procedimenti interni di lavoro - sia dei dipendenti che dei processi produttivi - ma soprattutto perché bisogna lavorare sugli svolgimenti esterni, ovvero sulla relazione con il cliente che assume, di fatto, un ruolo fondamentale.
Lavorare su commessa significa, in sostanza, non riflettere esclusivamente sui ricavi, ma concentrarsi sul soddisfare le necessità specifiche del singolo committente. Anche se non ci si concentra solo sui ricavi questi rimangono importanti per il successo dell'azienda e non vanno trascurati, ecco che gestione della commessa diventa un esercizio di equilibrio fra produzione, risultati e guadagni.
E’ quindi svelato perché diventa importante concentrarsi su ogni singola fase per individuare eventuali difficoltà di gestione e risolverle.
Gestione commesse di lavoro: le 4 fasi
La programmazione della produzione su commessa è composta da 4 fasi:
• preventivazione,
• avanzamento lavori,
• rendicontazione,
• consuntivazione costi.
Come faccio ad ottimizzare queste fasi per renderle più strategiche? Sicuramente introdurre strumenti tecnologicamente avanzati come un software ERP per il controllo della produzione può aiutare.
Vediamo ora nello specifico le criticità legate alle singole fasi per capire come migliorarle:
✅ 1° fase: la preventivazione
Nonostante l'elevato livello di customizzazione anche la produzione su commessa necessita di una fase di preventivazione e progettazione delle lavorazioni. Una delle conseguenze più tipiche dell'elevato livello di personalizzazione è il fatto che si possa intervenire nelle fasi più avanzate della commessa, quindi è necessario prevedere, sempre, un ampio margine per eventuali modifiche.
Perché è così importante la fase di preventivazione e pianificazione delle attività da svolgere?
Perché è un elemento indispensabile per programmare al meglio l’impiego di risorse, umane e finanziarie, ottimizzare i costi e aumentare la marginalità.
🎯 Il 1° consiglio: avere un budget preciso che preveda tutte le spese per la realizzazione della commessa (materia prima, personale e produzione). Non solo, quando parliamo di una preventivazione legata ad una commessa di produzione, diventa fondamentale prevedere anche un extra margine. In questo margine dobbiamo far rientrare i costi non preventivabili, come per esempio eventuali cambiamenti dell’ultimo minuto.
Dare preventivamente attenzione al budget garantisce di avere maggiore sicurezza nelle fasi successive. D'altronde in questo budget devi sempre considerare anche tutti i margini relativi ad eventuali errori, guasti e criticità di gestione.
Più elementi vengono preventivati, più preciso sarà il risultato finale.
✅ 2° fase: l'avanzamento dei lavori
La seconda fase nella gestione riguarda proprio l’avanzamento dei lavori ovvero l’avanzamento della produzione. Dopo la fase di preventivazione del progetto, si passa alla fase di avanzamento dei lavori, ovvero la fase dove si effettua la produzione vera e propria.
Schedulare la realizzazione di una commessa è fondamentale, ma non bisogna mai dimenticare che bisogna prestare tanta attenzione anche alle singole fasi di produzione, dato che queste non possono essere considerate delle fasi "standard".
Diventa quindi importantissimo, una volta che il committente ha definito insieme a noi le fasi di produzione, tenere un diario delle attività ed aggiornarlo in tempo reale. Questo diario ci servirà sia per ripetere tale procedimento in futuro sia per intervenire in caso di ipotetici problemi o errori nel processo.
🎯 Il 2° consiglio: partire dal concetto che "ogni processo è migliorabile”. Diventa importante prendere nota di ogni movimento e creare analisi personalizzate su costi, ricavi e processi.
✅ 3° fase: la rendicontazione
Una volta che ogni singola attività viene terminata è importante scaricare le ore lavorate da ogni singola risorsa (operatori e macchine), così da arrivare alla chiusura del progetto con una rendicontazione precisa e dettagliata. Questa operazione viene spesso trascurata e ciò potrebbe comportare errori nella fase successiva, quella di consuntivazione e fatturazione.
🎯 Il 3° consiglio: raccogliere i dati della produzione in tempo reale sul lavoro svolto e sul tempo che è stato destinato a clienti e progetti. Questo si potrebbe gestire facilmente grazie a strumenti digitali che garantiscono un inserimento veloce delle informazioni.
✅ 4° fase: la consuntivazione dei costi
Come si calcola la reddittività delle commesse concluse? Grazie alla consuntivazione. La consuntivazione permette di avere un'evidenza esplicita tra costi e ricavi, ma anche la relazione tra i costi preventivi e quello che effettivamente è costata una lavorazione.
E' solo grazie alla fase di consuntivazione che si riesce a verificare concretamente quanto un processo produttivo è stato effettivamente efficace.
🎯 Il 4° consiglio: affidarsi sempre a strumenti adeguati. Il protagonista assoluto per queste analisi sono, ovviamente, software gestionali e ERP, ovvero strumenti digitali in grado di controllare ogni singola fase dell'intero processo produttivo.
La conclusione
Digitalizzare i processi con il supporto di tecnologie digitali permette ad un'azienda di gestire e pianificare le commesse a 360°, creando davvero dei grandi vantaggi. Il più importante è sicuramente la possibilità di avere una visione d’insieme e sempre aggiornata per ogni singola commessa, sempre e ovunque.