Excel è sempre stato lo strumento prediletto dalle PMI italiane per la gestione degli approvvigionamenti aziendali, questo perché è uno strumento facile da usare, imparare e aggiornare. In alcuni casi può ancora essere usato come strumento di raccolta dati, soprattutto se il volume dei lotti è basso e se si hanno pochi fornitori.

Tuttavia, a causa del crescente livello di competitività, uno strumento come Excel può passare dall’essere uno strumento di efficienza a fonte di inefficienza. Infatti, al giorno d’oggi, è sempre più importante raccogliere tanti dati in tempi brevi, così da riuscire a prendere decisioni strategiche per il medio e lungo periodo.

Excel in questo caso non riesce a supportare correttamente l’ufficio tecnico perché fa fatica, essendo gestito manualmente dal singolo operatore, ad avere un controllo sulle amministrazioni più complesse, su un eccessivo numero di ordini cliente e sull’archiviazione in real time delle informazioni di officina.

Se rientri nella tipologia di azienda dove il dato deve essere sempre aggiornato e monitorato e dove i tuoi fornitori pretendono un confronto giornaliero allora forse il file Excel non è più sufficiente per avere una gestione corretta ed efficiente degli approvvigionamenti.

Quale strumento posso utilizzare allora? La corretta risposta è…un software ERP che ha la funzionalità di gestione acquisti!

I benefici di avere un software ERP per la gestione degli acquisti

Al giorno d’oggi avere un software ERP ti consente di amministrare in modo semplice ed immediato gli approvvigionamenti, soprattutto se il sistema presenta al suo interno una funzionalità dedicata alla gestione degli acquisti. Coordinare senza errori gli acquisti ti permette di avere tanti vantaggi esclusivi come per esempio:

1. Gestire di una grande quantità di dati, cosa che Excel non è in grado di fare in modo strutturato ed efficiente. Infatti Excel può portare con sé il rischio di errori e difficoltà di reperimento delle informazioni.

2. Garantire una collaborazione continua tra gli utenti, infatti un software di gestione degli acquisti permette a più utenti di inserire le informazioni reperite in officina scongiurando il rischio di errori che si potrebbero verificare nel caso più persone maneggiano un documento, creando diverse versioni.

3. Rilevare e segnalare eventuali incongruenze nell’inserimento dei dati nel software, rimuovendo alla fonte il problema degli errori che si verificano invece con l’introduzione manuale delle informazioni.

4. Svolgere in modo dinamico o alle volte anche digitalizzato alcuni processi del sistema.

5. Disporre di informazioni sempre aggiornate, cosa che Excel non riesce a fare. Un software ERP che ti permette di gestire gli acquisti permette di avere sempre a disposizione dati aggiornati in tempo reale sulle singole lavorazioni.